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用 AI 创建内容风格指南的 8 个步骤，由负责人批准每条规则
Olivia Park
2026年8月30日· 8 分钟阅读
要用 AI 创建内容风格指南，先准备一组有代表性、经组织批准的内容。让 AI 连同例子提取候选模式，再由品牌、法务、无障碍和本地化负责人决定哪些成为规则。分开稳定的品牌声音与情境语气，记录例外，发布时附版本、负责人和变更日志。
模型能总结重复的选择，但重复不等于正确。GOV.UK 发布指南把风格指南视为通用与专项规则的层级；W3C 建议使用清晰标题、有意义的链接、简洁语言和无障碍替代内容。［1］［2］ 工作流程的基础可参考如何使用 AI，受约束的提取可参考写出更好的 AI 提示。
关键要点
- 只使用获批、有代表性、权利已清的源内容。
- 让 AI 找候选模式，而不是编造品牌规则。
- 保持品牌声音稳定，按受众和情境定义语气。
- 涵盖术语、语法、无障碍、本地化、示例和例外。
- 法律、包容和无障碍决定交给负责的专家。
- 给指南编版本，采用前先用真实内容测试。
步骤 1：定义用户、渠道和权威层级
写明谁使用指南、产出什么、管辖哪些渠道。产品界面、帮助文章、营销页和法律声明可共用核心声音原则，但语气、术语和审批规则可能不同。确认指南须遵循的现有政策或品牌权威。
写下明确的优先顺序：法律与政策；无障碍与包容要求；全组织语言规则；渠道惯例；活动或功能例外。GOV.UK 也只在必要时把作者从主风格指南引向专项指南。［1］ 没有优先顺序，贡献者无法在两条看似都成立的规则间取舍。
界定 AI 能做什么：检索获批示例、提出模式、标出不一致、起草规则措辞。它不能决定法律主张、无障碍合规、受保护术语或品牌定位。每条规范性的“必须”和“不得”都由指南负责人批准。
步骤 2：建立获批的代表性语料库
跨受众、渠道、内容类型、语言区域和风险等级挑选示例。收录近期优质作品，而非发布过的一切。排除草稿、已弃用文案、偶然的不一致、机密材料和无权复用的第三方内容。
建立语料登记表：
| 来源 ID | 内容类型 | 受众 | Locale | 批准状态 | 日期 | 代表特征 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-001 | 帮助文章 | 新客户 | zh-hans | 已批准 | 2026-06-04 | 解释型语气 | 支持编辑 |
每段摘录附章节或句子定位。在获批系统中使用前，尽量减少客户、员工和账户数据；参见 AI 隐私风险。不要复制竞争对手公开的风格指南，再让模型伪装成你自己的。外部指南可用于比较，但权威始终是你获批的语料和政策。
步骤 3：用 AI 创建内容风格指南时连同证据提取候选模式
让 AI 找出重复的语言选择，并返回支持各模式的来源 ID。有用的类别包括句长、人称、缩略、标题、大小写、标点、数字、日期、错误信息、行动号召、技术术语、包容性语言和解释深度。
使用受约束的提示词：
只分析所提供的获批摘录。返回候选模式，附来源 ID、印证示例、反例、置信度和所涉渠道。不要把频率变成规则。不要编造品牌、法律、无障碍或本地化要求。把冲突和薄弱的模式放进例外清单。
要求提供反例。语料可能在指引内容中用第二人称，在法律声明中却避免；两者平均只会得到含糊规则。只有两个相似页面支持的候选，未必适用于全组织。外部事实说法用 AI 事实核查流程核实，关于语料的说法须对照确切原文检查。
步骤 4：区分品牌声音与情境语气
品牌声音是组织一贯的性格；语气随受众、任务、风险和情绪情境调整。Microsoft 写作指南把其品牌声音描述为温暖、轻松、简洁、清楚，并强调简单、有人情味的表达。［3］ 你的描述词可以不同，但每个都需要可观察的行为。
用可用的检验代替单纯的形容词：
| 声音原则 | 应做 | 避免 | 证据 | 例外 |
|---|---|---|---|---|
| 清楚 | 先写行动，再补背景 | 长篇铺垫 | C-014、C-022 | 法律通知顺序 |
为常规成功、首次指引、错误、延误、敏感事件和正式义务建立语气矩阵。“友好”绝不是在安全事件中开玩笑，“权威”也不是责怪读者。加入每次只改一个维度的前后对照示例。
步骤 5：编写术语、文字规范和无障碍规则
建立术语库，列出首选词、避免用词、定义、受众、语言区域、负责人、来源和复核日期。把产品名、技术术语和法律标签与一般编辑偏好分开。两个团队用词不同时，记录各自情境，而非让 AI 选出赢家。
记录真正影响一致性的语法和文字规范：大小写、标题、缩略、主动语态、标点、数字、日期、单位、缩写词、链接文字、替代文字，以及代码或命令的格式。不要照搬一整本通用语法书。
给每条规则稳定 ID 和可检验的结构：情境、首选形式、避免形式、理由、印证示例、反例或例外、负责人和复核日期。把“写清楚”换成可观察的指示，如“错误信息第一句写出用户需做的操作”。精确的规则便于作者应用、审核人质疑，也便于自动检查标记问题，而不必假装理解意图。
区分硬性要求与建议。只有政策、法律、无障碍、安全或已批准的品牌决定支持时才用“必须”；可因情境让步的编辑默认做法用“优先”，以免 AI 生成的检查建议被当作合规失败。
W3C 建议使用信息明确的页面标题、能体现结构的标题、有意义的链接文字、简洁的语言、图片替代文字、字幕和清晰的说明。［2］ 把这些原则转化为各渠道的检查清单，但规则由无障碍专家批准。AI 无法认证是否符合标准，也无法判断替代文字是否准确传达了复杂图片的内容。
步骤 6：加入本地化、包容、法律复核和例外
本地化不是逐词替换。记录哪些声音原则须保持稳定、哪些示例需文化调整、日期和单位如何变化、哪些术语受保护，以及各语言区域由谁批准。译过去的规则语法可能正确，对中国香港、中国大陆或其他市场却不自然甚至不合适。
明确复核分工：品牌负责人批准身份和命名；法务或政策负责人批准受监管的说法和免责声明；无障碍专家批准无障碍指引；语言区域负责人批准术语和自然表达；安全或隐私负责人批准涉及敏感数据的示例。
每条规则都需要例外机制：记录规则 ID、例外范围、理由、批准人、起止日期和替代措辞。例外不应悄悄变成先例。某条规则反复需要例外时，通过治理流程修订，而非让 AI 为不一致找理由。
步骤 7：用真实内容测试指南
选一个未用于提取模式的保留集。请作者和编辑把指南草稿应用到帮助文章、界面流程、营销信息、敏感通知和本地化样本各一份。衡量一致性：审核人是否选了相同措辞、引用了相同规则？
让 AI 按规则 ID 标出可能的违规，但要求附原句、问题、置信度和解释，且不得自动改写已批准的法律或安全文字。误报暴露规则含糊之处；漏报暴露示例或覆盖范围的缺口。
把测试记成决策表：样本 ID、适用规则、编辑决定、AI 标记、分歧、处理结果和规则变更。按类别复核分歧。资深编辑反复对某规则理解不一，说明它需要更清晰的范围或示例；只调提示词解决不了背后的治理问题。
加入不使用指南的对照样本。贡献者不用草稿也作出同样决定时，新规则可能只增加维护成本而没提升一致性。反之，指南若让内容僵硬、更难理解，就应围绕用户理解修订，而非追求机械合规。
把反复出现的编辑工作整理成经过复核的 SOP 清单。测试例外、相互矛盾的规则，以及介于不同渠道之间的内容。风格指南的价值在于帮助贡献者作出决定，而不只是把品牌描述得好看。
步骤 8：发布、治理和更新
发布时附规则 ID、目录、搜索、负责人、版本、生效日期、变更日志、反馈渠道和复核计划。清楚标出草稿或已弃用章节。示例放在规则旁，同时展示首选和避免形式，但不暴露个人或机密内容。
使用变更提案，写明受影响的规则、证据、渠道和语言区域、兼容性影响、所需复核人、迁移行动和批准。人工批准的 AI 工作流能确保 AI 生成的措辞不会仅仅因为被合并进文档就成了政策。
当品牌、产品命名、法律、无障碍指引、渠道行为或语言区域策略变化时，复核指南。NIST 的生成式 AI 风险概况把数据治理、信息完整性、可追溯性和人的责任列为风险控制的一部分。［4］ 归档旧版本，并记录哪些内容受其约束。不要在没有差异对比和负责人批准的情况下定期重新生成指南。
规则变更时，找出受影响的模板、自动检查、培训材料和线上内容，决定旧内容须迁移还是可沿用旧版本。这样的影响评估能防止一处小小的措辞改动在各渠道间造成无声的不一致。
常见问题
AI 能从现有内容编写风格指南吗？
它可从获批内容中提取候选模式；哪些是有意为之、正确且有权威性，须由编辑和专项负责人决定。
应提供多少源内容？
提供覆盖渠道、受众、语言区域和风险等级的代表性样本。多样性和批准质量比文件数量更重要。
Voice 与 tone 有什么区别？
Voice（品牌声音）是组织稳定的性格。Tone（语气）随受众、任务、风险和情绪情境变化，但始终与品牌声音保持一致。
能用竞品指南作模板吗？
可比较公开原则，但不要复制其专有表达，也不要把别家的规则当作你品牌的证据。
AI 能决定无障碍规则吗？
不能。它可整理获批指引并标出可能的问题，但须由合资格的负责人解读要求并批准各渠道规则。
本地化应怎样写入指南？
为每个语言区域单独提供术语、示例、格式惯例、例外和负责的复核人，而不是逐字翻译一份主清单。
内容风格指南的例外如何管理？
为例外指定规则 ID、范围、理由、批准人、日期和替代措辞。反复出现的例外应触发对该规则的复核。
多久更新一次？
权威输入或用户需求变化时更新。使用有版本的提案和变更日志，而非未经复核的定期重新生成。
来源
- GOV.UK Publishing, Style guides — https://guidance.publishing.service.gov.uk/writing-to-gov-uk-standards/style-guides/
- W3C Web Accessibility Initiative, Writing for Web Accessibility — https://www.w3.org/WAI/tips/writing/
- Microsoft Writing Style Guide, Brand voice: Above all, simple and human — https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/brand-voice-above-all-simple-human
- NIST, Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile — https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ai/NIST.AI.600-1.pdf
Sources checked 2026 年 8 月 30 日。
