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用 AI 製作內容風格指南的 8 個步驟，由負責人批准每項規則
Olivia Park
2026年8月30日· 8 分鐘讀完
要用 AI 製作內容風格指南，先準備一組具代表性、經機構批准的內容。請 AI 連同例子提取候選模式，再由品牌、法律、無障礙和本地化負責人決定哪些成為規則。分開穩定的品牌聲音與情境語氣，記錄例外，發布時附上版本、負責人和變更記錄。
模型能歸納重複的選擇，但重複不等於正確。GOV.UK 發布指引把風格指南視為通用與專項規則的層級；W3C 建議使用清晰標題、有意義的連結、簡潔語言和無障礙替代內容。［1］［2］ 工作流程的基礎可參考如何使用 AI，受約束的提取可參考寫出更好的 AI 提示。
關鍵要點
- 只使用獲批、具代表性、權利已清的源內容。
- 請 AI 找候選模式，而非虛構品牌規則。
- 保持品牌聲音穩定，按受眾和情境界定語氣。
- 涵蓋用語、文法、無障礙、本地化、示例和例外。
- 法律、包容和無障礙決定交由負責的專家。
- 為指南編版本，採用前先以真實內容測試。
步驟 1：定義用戶、渠道和權威層級
寫明誰使用指南、產出甚麼、管轄哪些渠道。產品介面、幫助文章、推廣頁和法律聲明可共用核心聲音原則，但語氣、用語和審批規則可能不同。確認指南須遵循的現有政策或品牌權威。
寫下明確的優先次序：法律與政策；無障礙與包容要求；全機構語言規則；渠道慣例；活動或功能例外。GOV.UK 亦只在必要時把作者由主風格指南引向專項指引。［1］ 沒有優先次序，撰稿人無法在兩條看似都成立的規則之間取捨。
界定 AI 能做甚麼：檢索獲批示例、提出模式、標出不一致、草擬規則措辭。它不能決定法律主張、無障礙合規、受保護用語或品牌定位。每項規範性的「必須」和「不得」都由指南負責人批准。
步驟 2：建立獲批的代表性語料庫
跨受眾、渠道、內容類型、語言地區和風險級別挑選示例。收錄近期優質作品，而非發布過的一切。排除草稿、已棄用文案、偶然的不一致、機密材料和無權重用的第三方內容。
建立語料登記表：
| 來源 ID | 內容類型 | 受眾 | Locale | 批准狀態 | 日期 | 代表特徵 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-001 | 幫助文章 | 新客戶 | zh-hant | 已批准 | 2026-06-04 | 解釋型語氣 | 支援編輯 |
每段摘錄附上章節或句子位置。在獲批系統使用前，盡量減少客戶、員工和帳戶資料；參見 AI 私隱風險。不要複製競爭對手公開的風格指南，再請模型把它偽裝成你自己的。外部指南可用作比較，但權威始終是你獲批的語料和政策。
步驟 3：用 AI 製作內容風格指南時連同證據提取候選模式
請 AI 找出重複的語言選擇，並交回支持各模式的來源 ID。有用的類別包括句長、人稱、縮略、標題、大小寫、標點、數字、日期、錯誤訊息、行動呼籲、技術用語、包容性語言和解釋深度。
使用受約束的提示詞：
只分析所提供的獲批摘錄。交回候選模式，附來源 ID、印證示例、反例、信心程度和涉及渠道。不要把頻率變成規則。不要虛構品牌、法律、無障礙或本地化要求。把矛盾和薄弱的模式放進例外清單。
要求提供反例。語料可能在指引內容中用第二人稱，在法律聲明中卻避免；兩者取平均只會得出含糊規則。只有兩個相似頁面支持的候選，未必適用於全機構。外部事實說法以 AI 事實核查流程核實，關於語料的說法須對照確切原文檢查。
步驟 4：區分品牌聲音與情境語氣
品牌聲音是機構一貫的性格；語氣則隨受眾、任務、風險和情緒情境調整。Microsoft 寫作指引把其品牌聲音描述為溫暖、輕鬆、簡潔、清楚，並強調簡單、有人情味的表達。［3］ 你的描述詞可以不同，但每個都需要可觀察的行為。
以可用的檢驗取代單純的形容詞：
| 聲音原則 | 應做 | 避免 | 證據 | 例外 |
|---|---|---|---|---|
| 清楚 | 先寫行動，再補背景 | 冗長鋪墊 | C-014、C-022 | 法律通知次序 |
為一般成功、首次指引、錯誤、延誤、敏感事件和正式義務建立語氣矩陣。「友善」絕不是在保安事故中說笑，「權威」也不是責怪讀者。加入每次只改一個維度的前後對照示例。
步驟 5：編寫術語、文字規範和無障礙規則
建立用語庫，列出首選詞、避免用詞、定義、受眾、語言地區、負責人、來源和覆核日期。把產品名稱、技術用語和法律標籤與一般編輯偏好分開。兩個團隊用詞不同時，記錄各自情境，而非請 AI 選出勝方。
記錄真正影響一致性的文法和文字規範：大小寫、標題、縮略、主動語態、標點、數字、日期、單位、縮寫、連結文字、替代文字，以及程式碼或指令格式。不要照搬一整本通用文法書。
為每項規則設固定 ID 和可檢驗的結構：情境、首選形式、避免形式、理由、印證示例、反例或例外、負責人和覆核日期。把「寫清楚」換成可觀察的指示，例如「錯誤訊息首句寫出用戶需做的操作」。精確的規則便於撰稿人應用、覆核人質疑，也便於自動檢查標出問題，而毋須假裝理解意圖。
區分硬性要求與建議。只有政策、法律、無障礙、安全或已批准的品牌決定支持時才用「必須」；可因情境讓步的編輯預設做法用「優先」，以免 AI 生成的檢查建議被當作合規失敗。
W3C 建議使用資訊清晰的頁面標題、能反映結構的標題、有意義的連結文字、簡潔語言、圖片替代文字、字幕和清晰指示。［2］ 把這些原則轉化為各渠道的檢查清單，但規則由無障礙專家批准。AI 無法證明合規，也無法判斷替代文字是否準確傳達了複雜圖片的內容。
步驟 6：加入本地化、包容、法律覆核和例外
本地化不是逐字替換。記錄哪些聲音原則須保持穩定、哪些示例需文化調整、日期和單位如何變化、哪些用語受保護，以及各語言地區由誰批准。一條譯過去的規則文法或許正確，對香港、中國內地或其他市場卻可能不自然甚至不恰當。
釐清覆核分工：品牌負責人批准身份和命名；法律或政策負責人批准受規管的說法和免責聲明；無障礙專家批准無障礙指引；語言地區負責人批准用語和自然表達；保安或私隱負責人批准涉及敏感資料的示例。
每項規則都需要例外機制：記錄規則 ID、例外範圍、理由、批准人、起訖日期和替代措辭。例外不應悄悄變成先例。某項規則反覆需要例外時，透過治理流程修訂，而非請 AI 為不一致找理由。
步驟 7：用真實內容測試指南
揀選一個未用於提取模式的保留集。請撰稿人和編輯把指南草稿應用到幫助文章、介面流程、推廣訊息、敏感通知和本地化樣本各一份。量度一致性：覆核人是否選了相同措辭、引用了相同規則？
請 AI 按規則 ID 標出可能違規之處，但要求附上原句、問題、信心程度和解釋，且不得自動改寫已批准的法律或安全文字。誤報揭示規則含糊之處；漏報揭示示例或涵蓋範圍的缺口。
把測試記錄成決策表：樣本 ID、適用規則、編輯決定、AI 標記、分歧、處理結果和規則改動。按類別覆核分歧。資深編輯反覆對某項規則理解不一，說明它需要更清晰的範圍或示例；只調整提示詞解決不了背後的治理問題。
加入不使用指南的對照樣本。撰稿人不用草稿也作出同樣決定時，新規則可能只增加維護成本而沒有提升一致性。相反，若指南令內容僵化、更難理解，就應圍繞用戶理解來修訂，而非追求機械式合規。
把反覆出現的編輯工作整理成經覆核的 SOP 清單。測試例外、互相矛盾的規則，以及介乎不同渠道的內容。風格指南的價值在於幫助撰稿人作決定，而不只是把品牌描述得漂亮。
步驟 8：發佈、治理和更新
發布時附上規則 ID、目錄、搜尋、負責人、版本、生效日期、變更記錄、回饋渠道和覆核時間表。清楚標出草稿或已棄用章節。示例放在規則旁，同時展示首選和避免形式，但不披露個人或機密內容。
使用變更建議，寫明受影響的規則、證據、渠道和語言地區、兼容性影響、所需覆核人、遷移行動和批准。人工批准的 AI 工作流程確保 AI 生成的措辭不會只因被合併進文件就成為政策。
當品牌、產品命名、法律、無障礙指引、渠道行為或語言地區策略改變時，覆核指南。NIST 的生成式 AI 風險概況把資料治理、資訊完整性、可追溯性和人的責任列為風險控制的一部分。［4］ 存檔舊版本，並記錄哪些內容受其約束。不要在沒有差異比較和負責人批准下定期重新生成指南。
規則改動時，找出受影響的範本、自動檢查、培訓材料和線上內容，決定舊內容須遷移還是可沿用舊版本。這種影響評估可防止細小的措辭改動在各渠道間造成無聲的不一致。
常見問題
AI 能從現有內容編寫風格指南嗎？
它可從獲批內容中提取候選模式；哪些是刻意為之、正確而具權威性，須由編輯和專項負責人決定。
應提供多少源內容？
提供涵蓋渠道、受眾、語言地區和風險級別的代表性樣本。多元性和批准質素比文件數目更重要。
Voice 與 tone 有甚麼分別？
Voice（品牌聲音）是機構穩定的性格。Tone（語氣）隨受眾、任務、風險和情緒情境改變，但始終與品牌聲音保持一致。
能用競爭對手指南作範本嗎？
可比較公開原則，但不要複製其專有表達，也不要把別家的規則當作你品牌的證據。
AI 能決定無障礙規則嗎？
不能。它可整理獲批指引並標出可能的問題，但須由合資格的負責人詮釋要求並批准各渠道規則。
本地化應怎樣寫入指南？
為每個語言地區分別提供用語、示例、格式慣例、例外和負責覆核人，而非逐字翻譯主清單。
內容風格指南的例外如何管理？
為例外指定規則 ID、範圍、理由、批准人、日期和替代措辭。反覆出現的例外應觸發對該規則的覆核。
多久更新一次？
權威輸入或用戶需要改變時更新。使用有版本的建議和變更記錄，而非未經覆核的定期重新生成。
來源
- GOV.UK Publishing, Style guides — https://guidance.publishing.service.gov.uk/writing-to-gov-uk-standards/style-guides/
- W3C Web Accessibility Initiative, Writing for Web Accessibility — https://www.w3.org/WAI/tips/writing/
- Microsoft Writing Style Guide, Brand voice: Above all, simple and human — https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/brand-voice-above-all-simple-human
- NIST, Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile — https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ai/NIST.AI.600-1.pdf
Sources checked 2026 年 8 月 30 日。
