如何用 AI 草擬商業提案：先備妥基線、替代方案與證據登記表

要用 AI 草擬商業提案，先準備經批准的決策說明、不採取行動的基線、可信的替代方案和主張級證據表。AI 負責組織、質疑和起草，不得虛構市場事實、成本、效益、客戶承諾、能力或審批結果。財務計算應在可重現的模型內完成，最終文件由相關商業、財務、法律、技術和決策負責人審批。

商業提案為一項明確行動提出理據。它比管理層摘要完整，又早於實施計劃。HM Treasury 的商業論證指引以 Five Case Model 連接策略需要、經濟價值、商業可行性、財務承受能力和實施管理。［1］並非所有小型提案都要採用政府格式，但這些層面能有效檢查遺漏。

先了解如何負責任地使用 AI。提案批准後才使用項目計劃流程拆解執行；草擬時間表不能冒充已授權承諾。

關鍵要點

• 起草前釐清決策、受眾、範圍和審批路徑。
• 以真實的不行動基線和替代方案比較建議。
• 分開保存證據、計算、假設和建議。
• 清楚列出成本、風險、依賴、排除項目和受影響群組。
• 只讓 AI 使用已批准的主張 ID。
• 由負責人審批提案本身，而不只是文字風格。

步驟 1：先明確決策，再用 AI 草擬商業提案

說明請誰在甚麼時間、在哪些限制下決定甚麼。有用的任務說明應寫明問題、受影響群組、預期結果、預算或政策邊界、決策日期、發起人和審批人。

欄位	填寫說明示例
要求的決策	批准、拒絕、撥款、試行、談判或要求補充證據
受眾	指定的決策群組及其已有認識
問題	有來源和基線支持的現況
範圍	業務單位、用戶、地區、期間和排除項目
限制	預算、時間、政策、法律、技術和人手限制
成功準則	可量度的結果和覆核週期
審批路徑	發起人、財務、法律、安全、採購和最終負責人

不要從「我們需要購買平台 X」這類方案句開始。以結果描述需要，才能保留替代方案的空間。Green Book 把評估定位為有關成本、效益和風險的結構化、客觀建議；它不設定目標，也不作政策決定。［2］要保持分析與決策權之間的這種分隔。

步驟 2：先建立基線，再用 AI 寫提案

描述如果沒有批准任何新事項會發生甚麼。不行動基線應包括現有成本、服務水平、已知的惡化趨勢、合約責任和已在進行的改善工作。「不行動的成本為零」這種說法很少可信。

制定實質不同的方案，例如不行動、最低限度變更、試行、建議方案，以及另一種交付模式，並記錄每個方案納入或排除的原因。不要讓 AI 虛構供應商、價格、客戶需求或交付能力。

比較方案前先訂立關鍵成功因素，例如強制性的安全、政策、無障礙、私隱、效能、限期或可負擔性門檻。未能符合強制條件的方案，不應因為敘述聽來雄心勃勃而勝出。

詳細計算請使用經審閱的試算表或成本效益分析流程。AI 可以解釋已核實的數字，但不應成為產出獲批算術結果的系統。

步驟 3：建立證據與主張登記表

為提案可能提出的每項重要陳述建立一行：

主張 ID	提案章節	候選主張	證據與定位	假設	負責人	審批狀態
C-001	變更理由	[有限定的陳述]	[S-02，第 6 頁]	[無或明確寫出]	[姓名]	已核實 / 候選 / 已拒絕

把外部事實、內部量度、計算、預測和判斷作為不同類型分開記錄。試行結果是證據；把它推展到更大的群體則是假設。預測不是當前事實，建議也不是證明。

記錄證據的時效、涵蓋群體、局限和負責人。如果某個來源不能提供給所有審閱者，應提供經批准的摘要和受控存放位置，而不是把敏感細節貼進提示詞。

The National Archives 的商業論證指引同樣從策略、經濟、商業、財務和管理五個角度組織論證。［3］以這些角度找出缺漏的主張，但投入要與決策的規模、複雜程度和風險相稱。

步驟 4：設計 AI 商業提案的結構

一份實用的提案可包括：

1. 決策要求： 要求的行動、金額或權限、限期和發起人。
2. 變更理由： 已核實的現況、受影響群組和不行動時的前景。
3. 目標與成功指標： 結果、基線、目標值和量度負責人。
4. 已考慮的方案： 口徑一致的比較，以及選擇建議方案的理由。
5. 建議方法： 範圍、交付成果、排除項目、依賴和假設。
6. 價值與影響： 已核實的財務和非財務影響、分佈情況和不確定性。
7. 商業與財務考慮： 採購方式、可負擔性、價格基礎和審批。
8. 執行與管治： 問責角色、里程碑、風險、控制和評估。
9. 決策與條件： 現在批准甚麼，哪些事項仍附帶條件。

並非每份提案的每一節都需要同樣詳盡。小型內部試行可能兩頁便足夠；受規管或高價值的提案可能需要正式商業論證。依循機構規定的範本和審閱政策。

步驟 5：給 AI 一份有邊界的草擬約定

提供決策任務說明、已批准的大綱、方案表、主張登記表、詞彙表和語氣要求。可使用以下提示詞：

只使用標為「已核實」的主張，以及作為已批准輸出提供的計算結果草擬提案。每個重要句子都以主張 ID 註明出處。讓事實、假設、預測和建議保持明顯區分。不得虛構成本、效益、客戶、引言、能力、日期、法律結論或審批。如某節缺乏證據，插入 [需要證據：負責人和問題]。先公平呈現所有保留的替代方案，再解釋建議方案。

先要求輸出主張清單，再寫成通順的正文，這樣容易找出沒有依據的句子。然後逐節草擬，讓相關負責人只審閱自己負責的部分，而毋須接受整份文件。

事實覆核完成前，不要要求 AI「令提案更有說服力」。說服性修改可能刪去不確定性、加強因果關係，或令預測聽來像是保證。較好的指示是「在保留每個限定語和證據標記的前提下，令推理更清晰」。

步驟 6：覆核價值、數字和不確定性

對照已批准的計算模型核對每個金額。確認貨幣、價格基礎、稅務處理、時間點、是否重複出現、通脹和折現規則、區間和來源。除非人手確實按已批准的假設被削減或重新調配，否則不要把同一效益既計作節省的時間，又計作降低的人手成本。

說明誰承擔成本、誰得到效益。納入非財務影響和意料之外的後果。找出可能推翻建議的假設，並列出敏感度區間，而不是一個看似精確的預測值。

外部斷言請使用事實查核流程。NIST 的生成式 AI 概況文件把虛構內容、私隱、資訊完整性和人工監督視為貫穿整個生命週期的風險。［4］限制輸入、保留來源連結、檢查模型新增的內容，並保留可問責的人類決定權。

步驟 7：進行紅隊審閱

請審閱者從不同立場挑戰提案：

• 問題是否可量度、足夠重要並在範圍之內？
• 不行動基線是否公平？
• 是否過早排除了可信的替代方案？
• 哪一項主張的證據最薄弱？
• 哪項依賴不在發起人的控制範圍之內？
• 成本或營運負擔會否落在其他群組身上？
• 甚麼情況會令預期效益無法出現？
• 哪個條件必須在批准前解決？

可以讓 AI 根據已核實的提案產生問題，但不要讓它以推測填補缺漏的證據。在審閱日誌中追蹤問題、負責人、限期和決定。

另行進行一次失敗預演。請團隊設想：已獲批准的提案在十二個月後失敗了，列出可能的原因、早期警號、預防控制和應變負責人。只向 AI 提供已核實的提案，讓它整理團隊提出的風險，而不是預測失敗機率。把失敗預演結果與正式風險登記冊對照：缺乏負責人、不切實際的採用假設、不可逆的承諾，以及沒有後備方案的依賴，都應在批准前退回提案修改。

亦要檢查可逆性。找出哪些決定可以試行或分階段推行，哪些會造成長期的合約或技術鎖定，以及怎樣的退出證據應觸發暫停。一份提案若不僅說明如何開始，也說明審閱者如何在不掩蓋沉沒成本的前提下學習、停止或轉向，便更有助決策。

為每個停止條件指定有權啟動它的人，並確保建議預算預留了安全退出所需的時間和資源。

步驟 8：取得分節審核與最終批准

把財務主張交給財務，商業承諾交給採購或商業負責人，法律措辭交給法律顧問，技術可行性交給負責的技術負責人，私隱或安全主張交給相關專家。提案發起人對建議負責；最終決策人對批准負責。

完成以下清單：

• 要求的決策和權限已明確寫出；
• 範圍、排除項目、基線和替代方案都可見；
• 每項重要主張都對應已批准的證據；
• 計算可以在 AI 模型以外重現；
• 假設、區間、風險、依賴和受影響群組都清楚；
• 草稿中沒有任何措辭暗示客戶、供應商、法律或管理層已批准；
• 行動和里程碑都有負責人，但在批准前沒有被寫成已獲授權；
• 已記錄批准版本、日期、審閱者和條件。

批准後，從已批准的提案衍生執行計劃和簡報大綱。如某個重大假設有變，應回到證據和決策紀錄，而不是悄悄修改結論。

常見問題

AI 能用一個提示詞寫出完整的商業提案嗎？

它能產生文字，但那不是可靠的提案。先建立決策任務說明、方案、主張登記表、計算和審批路徑，再根據已核實的輸入草擬。

提案和商業論證有何分別？

用法因機構而異。提案要求採取某項行動；正式商業論證通常要求從策略、經濟、商業、財務和管理角度作結構化分析。依循機構的用語和範本。

應否包括不行動方案？

應該。它為每個替代方案提供一致的基線，並揭示持續成本、惡化趨勢和現有承諾。

AI 能估算成本和效益嗎？

它可以提示遺漏的類別，或解釋已提供的數字。獲批的估算和計算應來自可問責的負責人和可重現的模型。

怎樣令提案有說服力又不誇大？

使用清晰的決策邏輯、相關證據、公平的替代方案和透明的不確定性。不要刪除限定說明，也不要把預測寫成保證的結果。

誰應審閱提案？

視乎風險和範圍。常見審閱者包括發起人、財務、商業或採購、法律、技術、私隱、安全、營運和最終決策人。

商業提案等同 RFP 回應嗎？

不等同。商業提案是主動為某項行動或報價提出論證；RFP 回應必須遵守買方發出的要求、指示、評分因素、截止日期和修訂。

批准之後應做甚麼？

記錄決定和條件，然後根據已批准的版本制定執行計劃、管治安排、量度指標和覆核時間表。不要把 AI 草稿當作授權。

來源

1. HM Treasury, Guidance on developing business cases — https://www.gov.uk/government/publications/guidance-on-developing-business-cases
2. HM Treasury, The Green Book 2026 — https://www.gov.uk/government/publications/the-green-book-appraisal-and-evaluation-in-central-government/the-green-book-2026
3. The National Archives, Building a business case — https://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/how-to-fundraise/3-building-networks-and-cultivating-support/building-a-business-case/
4. NIST, Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile — https://www.nist.gov/publications/artificial-intelligence-risk-management-framework-generative-artificial-intelligence

Sources checked 2026 年 8 月 29 日。