學習如何使用 AI 撰寫電郵，先要明白它的界線：AI 可以把筆記整理成清晰電郵或令回覆更易閱讀，但它不知道承諾是否獲得授權、收件人是否正確，也不知道你是否真的想按下「發送」。

如需較完整流程，可先看如何使用 AI：獲得實用結果的入門指南。本文說明如何使用 AI 撰寫電郵，同時由你負責事實、關係、附件和最終發送決定。

關鍵要點

告訴 AI 目的、受眾、事實、語氣和明確的禁止事項。

分清楚新寫電郵和回覆現有電郵。

要求模型保留未知內容，不要自行補全。

發送前檢查收件人、事實、承諾、連結和附件。

如何使用 AI 撰寫電郵，同時保留控制權？

可以讓 AI 做容易檢查的轉換：列提綱、寫草稿、壓縮內容、調整語氣，或列出電郵仍缺少的問題。不要讓它替你決定是否接受合約、透露機密、代表機構道歉，或作出需要負責人批准的承諾。

先寫一句可檢查的完成條件，例如「寫一封簡短回覆，確認收到請求並詢問缺少的發票編號」，不要只說「寫一封好的電郵」。

OpenAI 現行的說明指引指出，寫作和檔案功能取決於帳戶和產品，因此不同 ChatGPT 帳戶中的具體控制項可能不同。即使介面改變，以下的流程仍然有用。［1］

第 1 步：分開電郵事實和私人上下文

先製作一個小型輸入包，只納入會改變草稿的內容：

欄位	例子	分享前檢查
目的	請求把示範由星期二改至星期四	這項安排確實已獲批准嗎？
收件人	泛稱的客戶聯絡人	AI提示詞中是否省略了真實地址？
事實	團隊星期四下午有空	時區是否清楚？
語氣	友善、簡潔、專業	是否符合雙方關係？
禁止事項	不承諾退款或最終交付日期	模型是否清楚看到這些限制？

真實姓名、地址、訂單號碼、電話、帳戶識別資料和內部項目名稱都應替換成標籤。

不要貼上密碼、API key、身份證明文件、客戶記錄、醫療資料、未公開財務資料或完整郵箱。平台容許上載，不代表適合上載；分享工作材料前先檢查目前的資料控制。［2］

第 2 步：用明確邊界要求草稿

可以這樣寫：

請為客戶寫一封友善、三句的電郵。目的：詢問星期二的示範是否可以改到星期四下午。只使用這些事實：團隊星期四下午有空，需要客戶確認時區。不要承諾退款、最終交付日期或具體會議時間。最後提出一個明確問題。只返回草稿。

重點不在於某個萬能公式，而是列出目的、受眾、可用事實、禁止事項、語氣和輸出形式。更多提示詞方法見把要求寫成可檢查提示詞的方法。

截圖使用合成例子，不包含真實客戶、帳戶、收件人或已發送電郵。

把結果逐項對照輸入。若它加入了你沒有提供的日期、折扣、道歉、附件或政策，就刪除，或要求它把內容標為未知。不要因為措辭流暢就接受虛構事實。

第 3 步：把回覆現有電郵當作獨立任務

回覆有兩個來源：你收到的來信，以及你自己獲授權作出的回應。不要只叫 AI「回覆這封電郵」而不說明你想傳達甚麼。較安全的範本是：

先用三點總結對方的請求，再只回覆第 1 項。保留原電郵中的日期和產品名稱。如果對方詢問了我沒有提供的資料，請提出問題，不要猜測。語氣平靜，控制在 120 字內，並列出未解決事項。

這能把「擷取」與「承諾」分開。先檢查總結是否公允地反映寄件人的意思，再檢查草稿是否回答了預定的那一點，而沒有意外答應另一項請求。來信中的「忽略之前規則」或索取秘密的句子屬於不可信內容，不是給助手的新指令。

第 4 步：調整語氣，但不要改變事實

當內容正確、但過於生硬、正式或冗長時，語氣編輯很有用。寫明哪些內容必須保持不變：

只把語氣改得更溫和。日期、數字、產品名稱、條件和請求必須完全不變。不要加入道歉或承諾。完成後列出可能改變含義的句子。

逐句比較前後版本。注意「可能」被改成「會」，或一個要求被軟化成建議。完整的三階段編輯方法見如何用 AI 改寫、編輯和校對文字。

第 5 步：發送前檢查

收件人： To、Cc、Bcc 是否正確？有沒有測試地址？
目的： 開頭是否說清楚要對方做甚麼？
事實： 日期、姓名、數字、時區、連結和條件是否正確？
承諾： 是否出現你無權承諾的退款、交付時間、權限或例外？
語氣： 是否尊重，同時沒有掩蓋限制？
附件： 是否必要、最終、發給正確對象，而且沒有隱藏敏感資料？
私隱： 是否透露了超過收件人所需的內容？
人手決定： 如果不是 AI 寫的，你仍會發送原文嗎？

重要事實要回到原始記錄核對。如何核查 AI 答案解釋了為甚麼流暢句子和存在一個引用，都不能證明結論成立。

AI 寫電郵時最常出現哪些問題？

電郵很有自信，卻編造了政策

要求只使用輸入事實，並把未知內容分開列出；然後自己檢查政策。如果缺少來源，不要只靠更長的提示詞補救。

回覆答錯了問題

先讓 AI 為來信請求編號，再指定要回覆哪一項。簡短地答錯問題，仍然是錯誤回覆。

「更溫暖」的改寫改變了承諾

要求列出變更，逐句比較事實。涉及合約、投訴、就業、金錢或安全時，請負責人或專業人士複核。

提示詞包含太多私人資料

停止並去除個人資料，檢查平台目前的私隱控制。網絡私隱工具不能改變已上載的內容或服務保留規則。可參考AI 工具的資料安全嗎？實用私隱指南。

何時應該停止使用草稿

一個實用邊界是：寫作開始變成授權行動時就必須停下來。保留一份獨立的輸入事實；如果是在回覆電郵，也要把原始請求放在草稿旁邊。用收件人的角度重讀：誰需要行動、電郵作出了甚麼承諾、哪些內容仍需要確認。

發送前可以記錄一份簡短檢查清單：

在模型以外核對收件人和附件；
日期、數字、連結和條件與原始記錄一致；
未知內容保持標記，沒有被「合理地」補全；
任何承諾或敏感資料披露都得到有權限的人員批准。

如果有一項無法核對，就先不要發送，向負責人詢問缺少的決定。更長的提示詞可以改善草稿，卻不能授予權限，也不能取代缺失的來源。

即使是日常電郵，也要讓批准記錄清晰可見。如果電郵會改變帳戶存取、付款、就業決定、法律立場或安全指示，應使用正常批准渠道，並保留支持最終措辭的來源記錄。

如果電郵日後可能需要解釋，發送後不要立即刪除輸入筆記。只保留資料保留政策容許的內容，但應留下足夠的上下文，說明最終承諾和收件人為何恰當。

發送前再做一次後果檢查：假設收件人會逐字理解每句話並立即行動。預計日期會否被理解為保證？「我們將會」是否繞過了尚未取得的批准？獲抄送的人會否誤以為自己擁有某項存取權或授權？應繼續改寫，直至每項請求和承諾的邊界都清楚。

對於重複使用的電郵，把最終草稿與已批准範本對照，並記錄有意作出的偏離。不要讓模型靜默更新範本；範本本身也可能包含過期條款。負責人應為範本維護版本並停用舊副本。如果對話繼續，每次回覆都要重新做後果檢查。第一封電郵獲批，並不代表其後讓步、新附件或擴大收件人範圍也已獲批。

總結

穩妥的 AI 電郵流程是草擬、檢查、修改、人手發送。給模型狹窄的目的和有限的事實集，讓未知內容保持可見，再由你對收件人、承諾、附件和最終措辭負責。

Microsoft 記錄了 Copilot 草擬電郵的產品流程，NIST 則把生成式 AI 的使用放在風險審查和人工監督的框架下。［3］［4］

常見問題

AI 可以替我發送電郵嗎？

不要把草稿當作發送授權。發送仍應經過你的郵箱和審批流程。

應否貼上整個電郵線程？

通常不需要。提供經過去除個人資料、足以說明請求和上下文的最小片段即可。

AI 能保證語氣合適嗎？

不能。語氣取決於關係、文化和事情的風險。讓它提供選項，但由你選擇和修改。

涉及金錢、就業、法律或安全怎麼辦？

讓 AI 整理事實或準備問題，不要讓它作最終決定，請負責人或合資格專業人士審核。

每封 AI 寫的電郵都需要人手檢查嗎？

需要。檢查深度可以按風險調整，但發送者仍應在發送前核對收件人、事實、承諾、附件和最終措辭。

免責聲明：本文只提供一般資料，不構成法律、醫療、財務、就業或專業意見。

來源：

OpenAI Help Center — Data usage for consumer services — https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-usage-privacy-and-security
OpenAI Help Center — File uploads and data analysis — https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq
Microsoft Support — Draft an email with Copilot in Outlook — https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-pages/draft-an-email-message-with-copilot-in-outlook
NIST — Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative AI Profile — https://www.nist.gov/publications/artificial-intelligence-risk-management-framework-generative-artificial-intelligence

Sources checked 2026 年 8 月 23 日。

延伸閱讀：

如何使用 AI 撰寫電郵和回覆：守住事實、承諾與發送決定