若抵埗後大學要求文件正本，交出任何文件前，先經院校公布的渠道核實這項要求。確認由哪個部門負責、它需要查驗正本還是保留正本、接受哪些替代證明，以及保管、歸還及註冊會如何記錄。

關鍵要點：

獨立核實通知及負責部門。

區分查驗正本與交出正本作保留。

只攜帶現行指示列明的最少文件。

正本一旦離手，便索取收據。

分別確認文件已歸還以及由此產生的學生身份紀錄。

正本核查是較大的國際升學及出行計劃的一部分。取錄、入境、修讀資格核查、學籍註冊及身份系統可能要求不同的證據。不要以為符合其中一項便會自動了結其他各項。

1. 抵埗後大學要求文件正本，先核實通知

保存訊息、附件、寄件人、平台位置、日期、限期、預約詳情及原文字眼。然後從大學官方網站逐層進入相關的註冊、國際學生、招生或合規頁面。使用公布的電話號碼或已認證的平台，確認這項要求屬實。

查問由哪個部門負責這項核查，以及具名職員、大樓及預約系統是否正確。不要只因訊息附有大學標誌或知道你的學生編號，便把護照掃描本、入境憑證、稅務編號或學歷證書傳到陌生電郵地址。

確認要求是否適用於本人。有些程序取決於國籍、移民身份、課程、文件種類、是否有電子身份，或早前上載的文件能否核實。請該部門引述現行指示，並說明限期及未完成的註冊後果。

如要求屬於一般到校手續，可依國際學生辦公室登記指南處理完整流程；本文集中處理正本要求的真偽、必要性、保管與歸還。

2. 確認所需證據形式

根據經核實的指示逐項列表。就每一項，記錄大學需要的是實體正本、核證副本、與正本一併出示的普通副本、官方電子身份、分享碼、密封成績表，還是由簽發方直接寄送的文件。這些形式不能互相替代。

查問「正本」是指由主管機關簽發、附實體簽署或印章，還是僅指並非截圖。確認是否需要附譯本、誰可核證副本、過期文件是否用作身份歷史，以及該部門會否在你等候時掃描文件。

布里斯托大學的修讀資格核查指引列出了學生必須攜帶正本親身接受核查的具體情況。［1］相比之下，伊利諾大學介紹的國際學生報到程序是經網上表格及上載完成的。［2］這些第一方例子說明，你必須依從所屬院校的現行程序，而非假定存在通用的實體正本規則。

若要求的是大學自己尚未發出的在學證明，請向教務處跟進註冊證明尚未發出的問題。未經書面接納，不要以無關的取錄電郵代替。

3. 限定用途、欄位及保存

查問每份正本為何必要、會記錄哪些欄位、會否保留副本、由哪個系統接收、誰可以查閱以及保存多久。某個部門可能需要查驗護照以確認身份，卻不需要永久保存每一頁的完整副本。

就身份及入境文件而言，查問院校能否遮蓋無關號碼，或避免複印不需要的頁面。就學歷紀錄而言，區分核實真偽與重新評估成績或保留唯一一份證書。就財務文件而言，核實該要求屬於獲授權的招生或合規程序，而非非正式的付款查詢。

不要為方便提交而對正本改寫、過膠、加註或拆除封印。若指示與簽發機關的警告衝突——例如文件必須保持密封——請雙方以書面提供彼此兼容的程序。

參考移居海外時保護身份文件的指引，把出行副本、提交副本及無法替代的正本分開。只有在院校確認遮蓋版本符合要求時才進行遮蓋。

4. 準備最低所需文件及預約

經官方預約系統預約，並記錄地點、無障礙安排、具名部門、參考編號、取消規則及預計所需時間。若限期臨近卻沒有可約時段，請在限期前通知該部門，並保留顯示你何時嘗試預約的個案紀錄。

為每項所需文件建一行清單：準確名稱、簽發機關、正本或可接受的替代、譯本、副本、遞交方式及預期歸還安排。只攜帶最少的文件。把無關的護照、家庭紀錄、銀行月結單及證書妥善存放，而非帶上全部個人檔案。

私下為每份正本建立清單，記錄文件編號、簽發日期、狀況及頁數。把加密或其他受存取控制的復原副本與正本分開存放。旅行證件離線備份指南說明了如何保留復原途徑，而不必把所有文件暴露在日常使用的裝置上。

使用保護文件夾，並在途中隨身攜帶文件。除非經核實的程序明確指定保管方並發出收據，否則不要把正本留在接待處、宿舍辦事處、速遞收件點或學生義工手中。

5. 控制查驗、交收及歸還

到場後，確認職員、目的、文件清單，以及每份正本是即場查驗還是會被保留。在容許的情況下看著對方查驗。若職員需要把正本帶走，交出前先索取收據。

收據應寫明機構及部門、你的學生編號、每份文件、頁數或信封數目、日期及時間、接收人、目的、預計歸還日期、領取方式以及升級聯絡人。拍照或安全保存已簽署的收據。就護照或無法替代的證書而言，不要接受一張只寫著「文件已收」的含糊字條。

若被要求使用計劃以外的速遞或電郵地址，請暫停並經公布的部門聯絡方式核實這項改變。只有在大學官方程序要求寄送、而簽發機關亦容許時，才使用可追蹤、有保險、需簽收的寄送方式。切勿經非正式的通訊聯絡人寄送護照正本。

領取被保留的文件時，離開前檢查姓名、頁面、封印、封面及狀況。只為實際歸還的文件簽收。發現正本遺失或損壞，請立即通知大學，並在相關時按當地適用程序向簽發機關或警方報告。

6. 確認註冊結果及未完成事項

查問核查結果：已核實、待處理、被拒，還是需要補交其他文件。記錄哪個系統已更新、生效日期以及任何剩餘的 hold。護照歸還只證明保管結束，並不證明註冊或修讀資格核查已經成功。

在說明的處理時間過後查看學生平台。若 hold 仍在，請在同一個案中回覆，附上預約收據，並查問哪個欄位尚未解決。把取錄、學籍註冊、入境呈報、繳費權限及學生證製作分別作為不同狀態追蹤。

若大學拒絕接納真實的文件，請以書面索取原因及可接受的補救措施。它可能要求簽發方直接核實、提供核證的補發件、更正姓名紀錄或進行正式覆核。不要購買偽造的替代文件，亦不要讓未經核實的中介「修正」官方文件。

總結

經大學公布的途徑核實要求。
確認所需的是正本、核證副本還是電子證據形式。
把收集及保存限制在所述用途之內。
準備最少文件及安全的復原清單。
就任何被保留的文件取得準確的保管證據。
分別核實文件歸還及由此產生的註冊狀態。

常見問題

抵埗後要求正本是否正常？

有些院校及身份核查會這樣做；另一些則使用網上證據。核實你所屬大學、課程、身份及文件種類的現行規則，而非依賴其他學生的程序。

必須把護照留在大學嗎？

查驗並不自動代表保留。查問職員能否在你等候時查驗，以及若不能，是哪條官方規則要求把護照留在大學保管。

核證副本一定獲接受嗎？

不一定。是否接受核證副本取決於文件、用途、院校、核證人及司法管轄區。替換前先取得書面確認。

交收收據應包括甚麼？

應寫明每份文件、頁數或信封數目、接收部門及接收人、時間、目的、歸還日期及方式，以及升級聯絡人。

可否改為電郵掃描本？

只有經核實的指示容許時才可以。以電郵傳送掃描本可能披露個人資料，卻仍無法符合親身或電子身份方面的要求。

預約不到限期前的時段怎麼辦？

在限期到來前聯絡負責部門，出示你最早的預約嘗試，說明限制，並索取書面的臨時指示。

如何知道查驗已完成？

取得記錄在案的結果，並查看相關平台或 hold。文件歸還、身份查驗及註冊完成是三個不同的事件。

免責聲明：本文只提供一般行政及文件安全資訊，不構成法律或移民意見。證據、查驗、保存、私隱、學習資格及註冊規則因大學、國家、司法管轄區、身份和文件而異。

來源

University of Bristol — Right to study check — https://www.bristol.ac.uk/students/new/before-you-arrive/register/right-to-study-check/
University of Illinois Urbana-Champaign, International Student and Scholar Services — Check-in — https://isss.illinois.edu/students/check-in/

Sources checked 2026 年 9 月 12 日。

延伸閱讀：

抵埗後大學要求文件正本：核實查驗或保留用途、交收與歸還紀錄