要用 AI 建立電郵通訊草稿，給模型一份獲批的 issue brief、一份已核對權利的來源包和明確限制。草擬電郵主旨、preheader、各欄目、行動呼籲（CTA）和純文字版；然後核實每項事實、日期、連結、許可和無障礙要求。同意記錄、收件人名單、寄件人身份、取消訂閱、審批和實際發送全部留在 AI 工作流程之外。

本文處理的是一期對外通訊，不是用 AI 處理個別電郵那類個人回覆，也不是用 AI 規劃社交媒體那類多渠道日程。請先參閱如何使用 AI中的通用安全模型。

關鍵要點

草擬前先凍結一份 issue brief。

只使用獲批並已核對權利的來源素材。

訂閱者資料和收件人名單不進入模型。

把主旨、日期、優惠和 CTA 當作需要核實的聲稱。

人手檢查連結、純文字、結構和無障礙。

不聲稱草稿已審批、排期、投遞或發送。

由獲授權的市場推廣、法律、私隱和發送負責人發佈本期。

一期電郵通訊需要先釐清甚麼？

issue brief 能防止模型混入無關推廣或自創目標。記錄一個 Issue ID、受眾、目的、欄目、主要行動、語氣、限期和負責人。以獲批的分組名稱描述受眾；絕不貼上電郵地址、訂閱者檔案、抑制名單或行為紀錄。

欄位	紀錄
Issue ID／版本	穩定編號及草稿序號
受眾	獲批的分組描述，不含收件人資料
目的	本期應幫助讀者理解或做甚麼
欄目	欄目次序及各自的來源負責人
主 CTA	獲批的行動及目標頁負責人
關鍵日期	日期、時區、來源及到期
禁止的聲稱	不得推斷的優惠、結果或緊迫感
審批人	品牌、內容、法律／私隱及發送負責人
未知項	阻礙草擬或發佈的欠缺事實

FTC 的 CAN-SPAM 指引說明了美國商業電郵的要求，包括準確的標頭資料、不具欺騙性的主旨、有效的實際地址，以及取消訂閱的方法。［1］這是地區例子，不是全球法律意見。各司法管轄區的分類和要求，由負責人判斷。

怎樣記錄通訊來源及其使用權限？

為每項來源素材指定 ID，並記錄誰可使用、作甚麼用途、用到何時。來源可包括獲批公告、已發佈文章、產品頁、活動詳情、有許可的圖片和已簽署的推廣條款。搜尋摘要和過往通訊不能證明某項內容仍然有效或可再次使用。

Source ID	素材	負責人	權利／許可	容許的事實	到期	狀態
S-01	合成的推出 brief v2	推廣負責人	內部獲批使用	日期及功能範圍	2026-09-30	已批准
S-02	有許可的圖片紀錄	素材負責人	通訊渠道	圖片 ID 及替代文字需要	2027-01-01	已批准
S-03	優惠條款	法律負責人	只限示例市場	資格及截止時間	2026-09-15	覆核中

除非機構已批准，否則不要把受版權保護的資料、私人客戶故事、未發佈公告或有許可的資產上載到工具。來源有缺口需要調查時，依循安全使用 AI 研究的做法。

先設計欄目結構

寫段落前先排好欄目。實用的結構是：識別語、頭條、輔助內容、一個主要行動、次要連結和必需的頁尾。每個欄目都要有任務和來源負責人。

欄目	讀者需要	Source ID	關鍵事實	CTA	負責人
頭條	了解主要更新	S-01	已核實的日期及範圍	閱讀詳情	推廣
指南	學會一項實用工作	S-04	已發佈的步驟	開啟指南	內容
活動	決定是否報名	S-05	時區及名額	報名	活動組

避免堆砌互不相關的連結。某欄目欠缺讀者需要、來源或負責人時，刪除它或標示為受阻。

電郵主旨與 preheader 怎樣互相補充？

要求幾個事實型版本，而不是誇張標題。主旨和 preheader 是互相配合的：preheader 應補充脈絡，而不是重複相同字眼。兩者都不得捏造緊迫感、獨家性、優惠金額、供應情況、個人化或效果。

記錄每個候選：

候選	主旨	Preheader	Source ID	風險	決定
A	直接描述已核實的更新	讀者可在本期找到甚麼	S-01	未發現	覆核
B	「最後機會」式說法	截止提示	S-03	截止時間未獲批	拒絕

ICO 的電郵推廣指引討論了英國的私隱與電子通訊責任，包括相關情況下的同意及 soft opt-in 條件。［2］同意狀態是獲授權名單和合規系統的屬性，不是草稿或模型能推斷的。

用 AI 建立電郵通訊草稿時使用受約束提示詞

根據獲批的 brief 和來源台帳草擬一期對外通訊。
只使用標示為 APPROVED 的來源項。原樣保留日期、時區、資格、
限定、署名和目標 URL。不得捏造優惠、稀缺性、個人化、
客戶故事、同意、審批或投遞狀態。
傳回：5 組主旨／preheader、欄目草稿、CTA 清單、純文字草稿、
聲稱與來源對照，以及 [VERIFY] 項。不得匯入收件人或發送電郵。

輸出只是工作草稿。審核完成前，每段旁邊都保留 Source ID。如果模型以事實性說法填補欠缺的過渡，就把它記入台帳或刪除。

草擬欄目與 CTA

每個欄目應說明為何重要、提供有依據的資料，並只在目標頁獲批時才提供行動。使用描述性的連結文字，而不是「按此」。避免多個互相競爭的按鈕和含糊承諾。

每個 CTA 記錄：

CTA ID	顯示文字	目標地址	目標負責人	聲稱來源	追蹤負責人	狀態
CTA-01	閱讀完整指南	規範 HTTPS URL	內容	S-04	推廣營運	已核實

不要讓模型捏造追蹤參數或縮短 URL。由獲授權的發送或分析負責人加入獲批參數，並確認參數保留了預期目標地址。

核實事實、日期和連結

對照原始來源檢查每個名稱、日期、統計數字、引語、資格條件、價格、優惠和效果。FTC 的廣告指引同樣適用於電郵中的聲稱，與其他廣告情境無異。［3］不要把重要限制藏在頁尾，也不要把暫定計劃寫成確定公告。

採用核查 AI 答案的流程。然後在不提交表格、不改動帳戶的前提下測試每個目標地址：

比較 CTA 顯示文字與目標頁用途。
確認規範 HTTPS URL 和目標頁負責人。
檢查語言地區、日期、資格和推廣版本。
查看有否會改變預期目標的重新導向或參數。
記錄檢查日期和審核人；不要聲稱日後一定可以存取。

這個內容階段的檢查只核實草稿和 URL 用途。正式投遞、重新導向監察和公開可用性屬於另外的發佈控制。

建立純文字版電郵

純文字版不是事後補充，也不是把 HTML 倒出來。保留閱讀次序、標題、需要時的完整 URL、CTA 含義和必需的頁尾資料。刪除裝飾性圖片參照，以及「使用下方按鈕」這類依賴版面的指示。

比較兩個版本：

事實、日期、限定和優惠相同；
主要行動和目標地址相同；
沒有只存在於圖片中的隱藏內容；
間距和換行易讀；
連結標籤和 URL 易明；
沒有意外殘留的追蹤參數或範本佔位符。

檢查無障礙與呈現

使用合理的標題層級、短段落、描述性連結、有意義的替代文字要求、獲批範本中足夠的對比，以及易明的閱讀次序。不要讓 AI 為它沒看過的圖片捏造 alt 文字；應由素材負責人按脈絡描述圖片的作用。

按機構獲批的測試程序，在具代表性的電郵客戶端中檢查主旨和 preheader。不要寫死某一種裝置闊度，也不要承諾所有客戶端顯示一致。草稿包應寫明需要測試甚麼，而不是聲稱所有客戶端已通過。

為何同意、名單與發送必須留在 AI 之外？

絕不要把收件人名單、抑制名單、取消訂閱紀錄、同意證據或個人互動紀錄貼進通用模型。這些紀錄屬於設有存取控制和保存規則的授權系統。資料最少化指引見 AI 私隱風險。

AI 草擬流程不得：

判斷某人是否已同意；
建立或擴充收件人名單；
選擇法律上的寄件人身份；
實施或測試取消訂閱機制；
解除抑制；
排期、發送或重發通訊；
報告沒有發生的開啟、點擊、投遞或審批。

這些是刻意設置的職責分離控制，並非欠缺的功能。

讓草稿通過審批

內容審核人核實來源和編輯質素。品牌審核人檢查語氣，但不加入沒有依據的承諾。法律或私隱審核人評估當地規則、許可和必需的披露。發送負責人在授權平台上核實寄件人身份、名單資格、抑制、取消訂閱、頁尾、設定和最終成品。

按期號版本記錄決定。批准後的字眼修改可能影響聲稱、主旨準確性或法律定性，所以要重新進行相關檢查。絕不要讓模型宣稱它自己的草稿合規。

NIST 的生成式 AI 設定檔強調虛構內容、私隱和管治風險。［4］來源台帳、受約束提示、具名審批人和發佈職責分離有助管理這些風險，但不能證明法律合規或投遞成功。

匯出可覆核的草稿包

草稿包應包括 issue brief、來源及權利台帳、主旨／preheader 候選、結構化文案、CTA 清單、連結核對紀錄、純文字版、無障礙要求、未解決項和審批紀錄。不包括真實收件人資料和機密。

使用「待審核草稿」這類清晰狀態。在獲授權的發佈程序確認前，不要寫「可以發送」。歸檔獲批版本，並記錄實際交給發送負責人的內容。

最終檢查清單

本期的 ID、受眾、目的、結構和負責人已凍結。
每個欄目和聲稱都對應獲批來源。
權利和渠道許可已記錄。
主旨和 preheader 真實、不具欺騙性。
日期、優惠、資格、限定和連結都已核對。
CTA 文字與已核實的目標地址一致。
HTML 意圖與純文字版包含相同的重要資料。
無障礙要求和客戶端測試需要已寫明。
沒有收件人名單、同意紀錄或個人互動紀錄進入模型。
同意、寄件人身份、取消訂閱、審批、排期和發送仍由獲授權負責人掌控。

常見問題

Issue brief 應包含甚麼？

記錄 Issue ID、受眾、目的、欄目次序、來源、權利、關鍵日期、主 CTA、禁止的聲稱、語氣、負責人、限期和未知項。

應讓 AI 產生多少個主旨？

幾個彼此不同的事實型候選已經有用，但數量不是目標；重點是逐個核查依據和整體印象，並確認與本期內容一致。

可上載訂閱者名單作個人化嗎？

本流程中不可以。名單和同意資料留在授權系統，只用合成的受眾描述和獲批的合併欄位名稱草擬。

誰核對圖片和文字使用權？

由素材或內容負責人及適當法律審核人確認許可、渠道、地區、期限、署名和任何限制。

CTA 怎樣核對？

核實顯示文字、規範目標地址、語言地區、優惠或聲稱來源、目標頁負責人、獲批參數和審核日期。

需要純文字版嗎？

審核包應包括一份。它要保留事實、限定、閱讀次序、行動、URL 和必需的頁尾含義，而且不依賴版面。

如何檢查無障礙？

檢查標題次序、描述性連結文字、獲批圖片的有意義 alt 文字、不依賴顏色傳達的含義、易讀版面和合理的純文字次序。在授權發送系統中測試最終範本。

AI 可管理同意或取消訂閱嗎？

不可以。同意證據、抑制、取消訂閱處理、寄件人身份和名單資格都屬於受控系統，即獲授權的合規和發送系統。

草稿完成後 AI 能發送嗎？

不能。本流程止於經審核的草稿包，必須由授權負責人審批、設定、測試、排期和發送。

來源

U.S. Federal Trade Commission, “CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business” — https://www.ftc.gov/business-guidance/resources/can-spam-act-compliance-guide-business
Information Commissioner's Office, “Direct Marketing Using Electronic Mail” — https://ico.org.uk/for-organisations/direct-marketing-and-privacy-and-electronic-communications/guidance-on-direct-marketing-using-electronic-mail/
U.S. Federal Trade Commission, “Advertising and Marketing” — https://www.ftc.gov/business-guidance/advertising-marketing
National Institute of Standards and Technology, “Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile” — https://www.nist.gov/publications/artificial-intelligence-risk-management-framework-generative-artificial-intelligence

Sources checked 2026 年 8 月 31 日。

如何用 AI 建立電郵通訊草稿，並在發送前核實每項事實與連結